Auch vor Corona hat Digitalisierung und elektronische Kommunikation den unternehmerischen Alltag immer stärker geprägt. So werden Rechnungen bereits in fast allen Bereichen des Geschäftslebens elektronisch erstellt. Der Anteil der per E-Mail versandten Rechnungen wächst stetig. Bereits am 4. April 2017 beschloss der Bundestag, die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen einzuführen. Damit wird die öffentliche Hand gezwungen, auch in ihren Bereichen die Digitalisierung von Rechnungsprozessen voranzutreiben. Bereits seit November 2019 müssen die Auftraggeber des Bundes elektronische Rechnungen akzeptieren. Seit 18. April 2020 ist nunmehr die zweite Stufe des Gesetzes in Kraft. Damit müssen auch Auftraggeber auf Landes- und kommunaler Ebene elektronische Rechnungen ihrer Auftragnehmer akzeptieren.

Wie es eine Vielfalt von Auftrags- und Rechnungserstellungsprogrammen gibt, so gibt es leider auch keine einheitliche Normierung, wie elektronische Rechnungen an die verschiedenen Rechnungsempfänger des Bundes und der Länder sowie auf kommunaler Ebene übersandt werden müssen. Zum Teil sind die elektronischen Rechnungen über eine zentrale Plattform bereitzustellen, aber auch individuelle Lösungen der verschiedenen Auftraggeber der öffentlichen Hand sind am Markt zu beobachten. Damit sich die Umstellung auf die digitale Rechnungsverarbeitung in den Rathäusern schnell rentiert, planen einige Bundesländer bereits in wenigen Monaten eine Pflicht zur elektronischen Rechnungserstellung und -übermittlung einzuführen. Alternativ können einzelne Behörden selbst über eine Verpflichtung ihrer Lieferanten entscheiden.

Unternehmer müssen auf elektronische Rechnungsstellung umstellen

Unternehmer, die Aufträge des Bundes erfüllen, werden bereits zum Ende dieses Jahres kein Wahlrecht mehr haben. Sie können nur noch elektronische Rechnungen einreichen. Denn nach einem Jahr mit der verpflichtenden Annahme von elektronischen Rechnungen dürfen die rechnungsempfangenden Stellen des Bundes ab dem 27. November 2020 papierbasierte Rechnungen zurückweisen. Dazu zählen auch Rechnungen, die als einfaches PDF übermittelt werden. Damit müssen die Rechnungen für eine automatisierte Verarbeitung in der Buchhaltung der öffentlichen Hand bestimmte Strukturdaten im Sinne einer XRechnung haben. Notwendige Informationen zum XRechnungs-Standard finden betroffene Unternehmer auf den Internetseiten des Forums elektronische Rechnung Deutschland (kurz FeRD; www.ferd-net.de) oder bei ihrer zuständigen IHK oder Handwerkskammer.

Spätestens ab Mitte 2021 werden auch die Landesbehörden und die kommunalen Behörden dazu übergehen, Rechnungen in Papierform abzulehnen. Für Behörden des Bundeslandes Bremen gilt dies bereits ab dem 27. November 2020.

Tipp: Informieren Sie sich rechtzeitig über die Erfordernisse zur elektronischen Rechnungslegung, wenn Sie regelmäßig Aufträge von Behörden und Einrichtungen der öffentlichen Hand erhalten.